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Camara de Comercio de Ipiales

Domingo, 23 Nov 2014

Importancia del Registro de Libros de Comercio

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¿Quiénes deben registrar libros?

El comerciante matriculado (Persona natural o Jurídica - Empresa unipersonal, Empresa asociativa de trabajo, sociedades comerciales y civiles-.), y las Entidades sin Ánimo de Lucro registradas en esta Cámara. Si el comerciante es persona natural debe llenar la solicitud con su firma. En las personas jurídicas la solicitud debe ser firmada por el Representante Legal o el Revisor fiscal.

También se registran los libros de los establecimientos de comercio matriculados que funcionan dentro la Jurisdicción de esta Cámara y su propietario es un ente que tiene domicilio principal en la jurisdicción de otra Cámara. El registro se efectúa a nombre del ente económico y se identifican los libros con la enseña del establecimiento.

Cuando se trate de libros de una sociedad de hecho, la solicitud podrá ser firmada por cualquiera de los socios. Si el establecimiento pertenece a una copropiedad, la solicitud deben suscribirla todos los copropietarios

¿Que libros se deben registrar?

Las entidades o personas jurídicas (sociedad civil o comercial, empresa asociativa de trabajo, entidades sin ánimo de lucro), deben llevar para el registro de las decisiones de sus órganos, el libro de actas, libro de socios, el libro diario o de tesorería y para las sociedades anónimas y en comanditas por acciones además, el libro de “registro de acciones”, además de los auxiliares que a su criterio consideren indispensables paras una mayor comprensión de la contabilidad.

Además, todas las personas naturales (matriculadas o registradas en las Cámaras) según el Art. 28 No 7 del C de Co, están obligadas a inscribir los libros principales de contabilidad como, el libro “diario columnario” el libro de “mayor y balance' y el libro de “inventarios” (éste, cuando se requiera).

¿Requisitos de la solicitud?

Carta firmada por el representante legal de la entidad o de la persona natural, solicitando la inscripción de los libros que se van a registrar, la que debe contener.

a. Nombre del propietario (entidad o persona natural).
b. Denominación o destino de los libros.
c. Número de hojas útiles de cada libro.
d. Si los libros están en forma continua, hojas removibles o series continuas de tarjetas, deben contener un código que los identifique, el cual se debe indicar en la carta (art. 15 Dec. 2649 de 1993). El código es un distintivo de máximo cinco caracteres, conformado por letras o números, o números y letras, escogido libremente por el propietario del libro, distintivo que se debe colocar en cada una de las hojas de los libros junto con la numeración consecutiva. Cada libro debe tener un código diferente y el código no puede ser la misma destinación del libro.

¿Cómo debe presentarse los libros?

Los libros deben presentarse completamente en blanco.
Las hojas deben estar numeradas en forma continua y sucesiva.
Codificados, conforme el literal d, punto anterior.
Rotulados, en el rótulo se debe indicar el nombre del propietario y el destino del libro. Cuando se utilizan hojas continuas, hojas sueltas o tarjetas, cada hoja además, debe numerarse con indicación del nombre del propietario y  denominación del libro.  Se recomienda que todo libro en la primera hoja indique en lápiz el nombre del propietario y la destinación.
Cuando se vaya a registrar libros por segunda vez, debe presentarse fotocopia del último folio utilizado en el libro anterior, o certificado suscrito por el Revisor Fiscal o del Contador en el que se haga constar que al libro anterior le faltan pocos folios por utilizar. El libro presentado debe continuar la secuencia de numeración, según la última página del libro agotado
Cuando se vaya a inscribir libros para cambiar la forma de llevar la contabilidad (manual a sistemas), además presentarse la escrita firmada por el representante legal o revisor fiscal, se debe informar del cambio y que las hojas sobrantes de los libros anteriores se anularon.
Los libros de los establecimientos de comercio se deben presentar indicando el nombre del comerciante, seguido del nombre comercial del respectivo establecimiento.

¿Cuando se debe solicitar el registro de los libros?

Una vez el Comerciante o el establecimiento de comercio se encuentre matriculado, o la Entidad sin ánimo de lucro inscrita en el respectivo registro.

¿Cuándo se deben reclamar los libros?

A los tres días siguientes de la solicitud de inscripción, presentando el original del recibo de caja que contenga el valor pagado para el registro.

¿Como reconstruir libros perdidos, hurtados o destruidos?

En los casos de pérdida, hurto o destrucción de un libro, deberá presentar a la Cámara de Comercio copia auténtica del documento correspondiente y cumplir con los requisitos exigidos para el registro del libro en los puntos 3 y 4. Tratándose de los libros de contabilidad, deberá avisar a la administración de Impuestos y aduanas nacionales del hecho.


IMPORTANCIA DEL REGISTRO


Permite la utilización de los libros como único medio de prueba contable, financiero, administrativo, y económico del empresario (comerciante o entidad sin ánimo de lucro), en cualquier clase de proceso entre particulares y con las entidades públicas. De igual forma, exime al empresario de la imposición de multas estatales (DIAN) y le da la oportunidad para ejercer su legítima defensa e iniciar si lo requiere, acciones concordatarias a su favor.

Todo comerciante tiene el deber de llevar una contabilidad  regular, la que solo es válida si se lleva en los libros mayores debidamente registrados; por ende, aquellos que para efectos tributarios llevan el “libro fiscal' también asiste el deber de llevar contabilidad regular.

RECUERDE: Toda solicitud que realice ante Cámara de Comercio debe provenir en copia autenticada ante Juez o notario con reconocimiento de firma o se puede presentar personalmente ante el secretario de la Cámara de Comercio.

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